Cet exemple fictif décrit un atelier de poterie d'une journée pour 24 participants. L'organisateur a besoin de deux horaires de même capacité et d'un moyen simple de libérer une place. Le tableau coordonne uniquement les inscriptions ; paiements et communication détaillée se font ailleurs.
L'atelier et ses deux options
Le tableau s'intitule « Atelier de poterie du samedi ». Sa description indique le lieu, la date, une durée de deux heures et précise que les instructions de paiement seront envoyées séparément. Les créneaux « Matin — 10:00 » et « Après-midi — 14:00 » offrent chacun douze places.
La capacité correspond à la salle et au matériel
L'atelier dispose de douze tours ; l'organisateur ne crée donc aucune place supplémentaire. Il teste le lien public dans une fenêtre privée avant de le partager et conserve l'URL de gestion dans un document privé.
Un participant choisit une session, puis en change
Nora s'inscrit le matin et conserve son lien privé. Lorsque ses plans changent, elle passe elle-même à la session de l'après-midi. La place du matin est aussitôt libérée et aucun organisateur ne modifie de tableur.
L'organisateur vérifie le tableau avant l'atelier
L'organisateur vérifie les places, ferme les inscriptions à la date annoncée et contacte les participants par le canal prévu. Roster affiche noms et choix, mais ne vérifie pas la présence, n'envoie pas de rappels, n'encaisse rien et n'exporte pas de calendrier.